Heutzutage läuft alles digital, auch im Unibetrieb. Deshalb erreichen unsere Professor*innen und Dozent*innen jeden Tag haufenweise E-Mails – und sie ärgern sich. Denn anscheinend ist es alles andere als selbstverständlich, die richtige Form und Sprache für eine Mail an eine/n Professor*in zu finden. Mit der Distanz, die das Internet schafft, fallen bei den Student*innen oft Hemmungen und Grenzen werden überschritten. Damit du dich in deiner nächsten Mail an den Prof nicht blamierst, ist hier unser E-Mail Knigge!
Step 1: Ist meine Mail überhaupt notwendig?
Es werden zuhauf E-Mails verschickt, auf die man auch gut hätte verzichten können. Das kostet nicht nur dich unnötig Zeit, sondern auch deine/n Professor*in, der/die darauf sicherlich nicht gerade erfreut reagieren wird, oder dir nicht auf die E-Mail antworten wird. Stelle dir vor jeder Mail also folgende 3 Fragen:
1. Ist meine Mail angemessen für den Sachverhalt?
In privaten Angelegenheiten sollte man in der Regel nicht seine/n Professor*in kontaktieren. Eine sachgemäße Mail beschäftigt sich mit Themen rund um das Studium, dessen Inhalte und Organisation. Checke zudem vorab, ob du die Information, die du benötigst, nicht auch auf der Homepage des Instituts etc. findest.
2. Ist der Professor oder Dozent der richtige Ansprechpartner?
Professor*innen oder Dozent*innen solltest du nur kontaktieren, wenn dein Anliegen auch konkret etwas mit ihrer Lehrveranstaltung oder Person zu tun hat. Wie du im nächsten Semester deine Kurse belegen sollst oder wo du dir eine Immatrikulationsbescheinigung ausdrucken kannst, erfährst du von Service-Mitarbeiter*innen.
3. Ist eine Mail der richtige Kommunikationsweg?
Es gibt viele Dinge, bei denen du deine/n Professor*in oder Dozent*in kontaktieren solltest, aber der Mailverkehr bei weitem nicht ausreichen wird, um deine Frage zu klären. Schätze vorher ab, wie groß dein Anliegen ist und mache im Zweifelsfall einen Termin bei der Sprechstunde.
Step 2: Wie hat meine E-Mail auszusehen?
Dazu haben wir dir eine kurze Checkliste erstellt, die du parallel zum Schreiben deiner Mail kurz abhaken kannst.
Die E-Mail Adresse
Die Betreffzeile
Die Anrede
Das Timing
Der inhaltliche Teil
Der Gruß
Die Signatur
Die Anhänge
Die E-Mail Adresse
Wenn du eine Mail an deine/n Dozent*in schickst, verwende entweder deine Uni-Mailadresse oder eine private, welche nur deinen Namen beinhaltet. Du willst schließlich einen seriösen Eindruck machen, da helfen “hellokitty92” oder “darthvader123” nicht sonderlich.
Die Betreffzeile
Aufgrund der großen Masse an Nachrichten, welche die Professor*innen jeden Tag erhalten, scannen sie bereits anhand der Betreffzeile, welche Mails relevant sind. Diese werden logischerweise schneller beantwortet. Eine leere Betreffzeile geht gar nicht, sie sollte kurz und knapp dein Anliegen beinhalten.
Die E-Mail Anrede
An dieser Stelle ist die Wahrscheinlichkeit negativ aufzufallen besonders hoch. Generell gilt: die korrekte E-Mail Anrede lautet immer “Sehr geehrte/r Frau/Herr …” und sollte in jedem Fall den höchsten akademischen Titel des Gegen übers beinhalten. Beispiel: “Sehr geehrte Frau Prof. Müller”. Antwortet der Prof/Dozent mit einem informelleren “Liebe/r” oder “Guten Tag”, kannst du dich dem anpassen.
Das Timing
Es sei nochmal darauf hingewiesen: Angestellte der Universität erhalten an einem Tag mehr E-Mails als du wahrscheinlich im ganzen Monat. Wenn du Dozent*innen also wegen etwas kontaktieren musst, gib ihm oder ihr mindestens einen Tag Zeit, um darauf zu antworten. Schicke deine Mail also nicht zu kurzfristig ab.
Der inhaltliche Teil
Hier gibt es drei Punkte zu beachten: die Struktur, die Sprache und das Layout. Als erstes solltest du darauf achten deine Mail zu strukturieren, nenne die Kernaussage direkt am Anfang. Bei deiner Sprache solltest du neben der Korrektheit auf kurze, prägnante Sätze achten, so wird die Mail verständlicher. Smileys oder Abkürzungen sind ein No-Go. Ein übersichtliches Layout macht zudem einen guten Eindruck, verzichte auf zu viele Fettungen, Ausrufe- und Fragezeichen und verwende eine klassische Schriftart und -größe.
Der Gruß
Den freundlichen Gruß am Ende deiner Mail solltest du auf keinen Fall vergessen, er ist eine Form der Höflichkeit. Sei freundlich, aber bleibe formal. Mit “Mit freundlichen Grüßen” machst du nie etwas falsch.
Die Signatur
Im Geschäftsleben gibt die Signatur Aufschluss über weitere Kontaktdaten, die Position und die Firma. Im Unibetrieb solltest du ans Ende deiner Mail noch einmal deinen vollständigen Namen, deine Matrikelnummer, dein Studienfach und deine Fachsemesteranzahl angeben. Das hilft deinem Prof, dein Anliegen einzuordnen.
Die Anhänge
Musst du einer/m Professor*in oder Dozent*in eine Mail im Rahmen einer Hausaufgabe oder Hausarbeit schicken, erfordert das einen Anhang. In der Mail solltest du explizit auf ihn hinweisen, damit er nicht übersehen wird. Der Anhang sollte jedoch nicht zu groß sein und in einem Format verschickt werden, welches von jedem System problemlos geöffnet werden kann, wie ZIP, PDF oder JPG Formate.
Mit diesen Tricks kann dir bei einer Mail an die Prof's kein Malheur mehr passieren! Wenn du nun auf der Suche nach einer weiteren Herausforderung bist, suche dir doch einen spannenden Nebenjob bei Jobmensa.