Wie kündige ich: Ein Leitfaden für ein sauberes Ende
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jobmensa Redaktion
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Inhaltsverzeichnis
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Kurzgesagt:
Die ordentliche Kündigung eines Arbeitsverhältnisses muss zwingend in schriftlicher Form mit Originalunterschrift erfolgen, da E-Mail oder mündliche Kündigungen unwirksam sind. Entscheidend für die Wirksamkeit ist die strikte Einhaltung der korrekten Kündigungsfrist, die dem Arbeitsvertrag oder der gesetzlichen Regelfrist folgt und per Einschreiben nachgewiesen werden sollte. Vor der Übergabe der formalen Kündigung sollte immer ein persönliches Gespräch mit der Führungskraft gesucht werden, um professionell und respektvoll zu kommunizieren und eine reibungslose Übergabe anzubieten.
- Schriftform (mit Originalunterschrift) ist zwingend.
- Kündigungsfrist exakt ermitteln und den Zugang nachweisen.
- Vor der schriftlichen Kündigung die persönliche Kommunikation suchen
Die formelle Grundlage: Das strenge Schriftformerfordernis der Kündigung
Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist ein sogenanntes einseitiges, empfangsbedürftiges Rechtsgeschäft. Das bedeutet, dass die Kündigungserklärung die Zustimmung des*der Arbeitgeber*in nicht benötigt, sie aber zwingend dessen Zugang erreichen muss, um wirksam zu werden. Das deutsche Arbeitsrecht ist hierbei unmissverständlich: Eine Kündigung muss gemäß § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zwingend in Schriftform erfolgen. Eine Kündigung, die per E-Mail, Fax, SMS, WhatsApp oder nur mündlich ausgesprochen wird, ist – unabhängig davon, wie klar sie formuliert ist – unwirksam und nichtig.
Das bedeutet konkret, dass das Kündigungsschreiben auf Papier verfasst sein und zwingend die Originalunterschrift des*der Kündigenden tragen muss. Nur eine handschriftliche Unterschrift macht das Schreiben rechtlich wirksam. Das Schreiben sollte alle wichtigen Angaben enthalten: Die genaue Adresse des Unternehmens, die eigenen vollständigen Personalien, die klare und unmissverständliche Formulierung des Kündigungswunsches (“Hiermit wird das Arbeitsverhältnis fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt…”), sowie das gewünschte Beendigungsdatum.
Das Datum ist dabei besonders wichtig, da es für die Wirksamkeit und die Nachweisbarkeit der Kündigung entscheidend ist. Achte darauf, dass alle Formalien wie Schriftform, vollständige Angaben und korrekte Struktur eingehalten werden, um die Kündigung rechtswirksam zu gestalten. Online finden sich auch zahllose Vorlagen für das Kündigungsschreiben, die genutzt werden können. Stelle jedoch sicher, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind.
Obwohl keine juristische Pflicht besteht, empfiehlt es sich, eine Bitte um schriftliche Bestätigung des Kündigungsdatums und um die Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses in das Schreiben aufzunehmen. Ein Grund für die Kündigung muss nur bei einer außerordentlichen oder fristlosen Kündigung angegeben werden; bei einer ordentlichen Kündigung ist dies nicht erforderlich.
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Die Crux mit der Kündigungsfrist: Kündigungsfristen korrekt ermitteln und berechnen
Die korrekte Ermittlung und Einhaltung der Kündigungsfrist ist der wichtigste inhaltliche Aspekt der Kündigung und entscheidet darüber, wann das Arbeitsverhältnis tatsächlich endet. Ein Fehler in der Fristberechnung kann dazu führen, dass die Kündigung erst wesentlich später wirksam wird, als beabsichtigt.
Gerade bei der Berechnung der Fristen können Unsicherheiten auftreten, insbesondere wenn vertragliche oder tarifliche Regelungen unklar sind.
Zunächst gilt der Grundsatz, dass die Frist immer im Arbeitsvertrag oder in einem auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifvertrag zu prüfen ist. Diese vertraglich vereinbarten Fristen haben in der Regel Vorrang vor der gesetzlichen Regelung. Die gesetzliche Regelfrist für Arbeitnehmer*innen beträgt nach § 622 Abs. 1 BGB vier Wochen (28 Tage) und muss entweder zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats erfolgen. Eine wichtige Ausnahme bildet die Probezeit: Hier gilt häufig eine verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen (14 Tage), die zu jedem beliebigen Tag (also nicht nur zum 15. oder Monatsende) erfolgen kann.
Die korrekte Berechnung der Frist beginnt immer erst am Tag des tatsächlichen Zugangs der Kündigung beim Arbeitgeber*bei der Arbeitgeberin. Daher ist die Wahl der Zustellungsart von entscheidender Bedeutung: Nur durch eine nachweisbare Zustellung, wie beispielsweise per Einschreiben mit Rückschein oder die persönliche Übergabe mit einer Empfangsbestätigung, kann der kündigende Mitarbeiter*in den exakten Zugangszeitpunkt belegen und somit die Wirksamkeit der Kündigung sicherstellen.
In manchen Fällen, etwa bei außerordentlichen Kündigungen oder bei besonderen tariflichen Regelungen, gelten abweichende Fristen, die individuell geprüft werden müssen. Hast du einen befristeten Arbeitsvertrag entfällt die Kündigungsfrist insofern du das Unternehmen nicht vorzeitig verlassen möchtest, da das Ende des Arbeitsverhältnisses bereits im Arbeitsvertrag festgeschrieben ist.
Die kommunikative Strategie: Mit Stil und Respekt die Brücken erhalten
Die rein formale Kündigung ist nur die halbe Miete; der kommunikative Prozess ist für die langfristige berufliche Reputation von größter Wichtigkeit. Ein professionelles Kündigungsgespräch ist ein zentraler Schritt im gesamten Prozess und sollte gut vorbereitet werden, da es den weiteren Verlauf maßgeblich beeinflusst. Eine professionelle Trennung beginnt daher mit einem persönlichen Gespräch mit der direkten Führungskraft, noch bevor das schriftliche Dokument eingereicht wird. Dies zeigt Wertschätzung und ermöglicht es der Führungskraft, frühzeitig mit der Nachfolgeplanung zu beginnen.
Im Gespräch selbst sollte die Entscheidung kurz, sachlich und positiv präsentiert werden. Der eigene Kündigungswunsch sollte klar und respektvoll kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Kritik am Unternehmen, an der Unternehmenskultur oder an Kolleg*innen sollte dabei strikt vermieden werden. Ideale Begründungen, die stets zukunftsorientiert formuliert werden, sind beispielsweise die Chance auf ein passenderes Studium, der Wunsch nach einer neuen beruflichen Herausforderung oder ein notwendiger Fokus auf akademische Verpflichtungen. Das Angebot zur umfassenden und transparenten Übergabe der Aufgaben und Projekte bis zum letzten Tag ist dabei das wichtigste Signal der Professionalität und der Loyalität gegenüber dem Unternehmen. Ein positiver Abschied hinterlässt zudem eine gute Erinnerung beim Arbeitgeber*bei der Arbeitgeberin und kann für die weitere Karriere von Vorteil sein.
Nach dem Gespräch gibt es noch einiges zu erledigen, wie die Organisation der Übergabe und die Klärung offener Fragen. Die Kündigung öffnet die Tür zu neuen Karriereschritten und bietet die Möglichkeit, neue Perspektiven und Aussichten für den eigenen Job zu entwickeln. Ein neues Jobangebot kann dabei eine attraktive Option sein. Gleichzeitig ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass der Prozess mit Stress und emotionaler Belastung verbunden sein kann. Gute Information und Vorbereitung helfen, den Übergang reibungslos zu gestalten.
Dennoch, insofern schon der folgende Karriereschritt feststeht, ist die Situation für den*die Kündigende*n oft mit Vorfreude auf das was kommt verbunden. Kündigst du deinen Studi-Job ohne neue Aussicht, findest du bei jobmensa garantiert einen Nebenjob, der zu dir, deinem Studenplan und vielleicht auch zu deiner Traumkarriere passt.
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Die Übergabe der Aufgaben: Verantwortungsvoll und strukturiert den Arbeitsplatz übergeben
Ein professioneller Abgang aus dem Unternehmen endet nicht mit dem Kündigungsschreiben – erst eine verantwortungsvolle und strukturierte Übergabe der Aufgaben rundet den Prozess ab. Wer seine Arbeit sauber übergibt, beweist nicht nur Teamgeist, sondern hinterlässt auch einen bleibenden positiven Eindruck bei Vorgesetzten und Kolleg*innen. Das ist ein entscheidender Schritt, um sich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu sichern und die eigenen Chancen auf dem Arbeitsmarkt zu verbessern.
Die Planung der Übergabe sollte frühzeitig erfolgen. Erstelle eine übersichtliche Checkliste aller laufenden Projekte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. So behältst du den Überblick und stellst sicher, dass kein wichtiger Punkt übersehen wird. Dokumentiere Arbeitsschritte und Ergebnisse in verständlicher Form – das erleichtert es deinem*deiner Nachfolger*in, sich schnell einzuarbeiten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.
Falls möglich, schlage eine geeignete Person als Nachfolge vor und unterstütze diese aktiv bei der Einarbeitung. Vereinbare einen klaren Zeitplan für die Übergabe und informiere alle relevanten Teammitglieder*innen und Vorgesetzten rechtzeitig. Teile die Übergabe in sinnvolle Schritte auf, damit die Aufgaben Stück für Stück übergeben werden können und keine offenen Fragen bleiben.
Auch nach deinem letzten Arbeitstag solltest du für Rückfragen erreichbar bleiben – das zeigt Professionalität und Verantwortungsbewusstsein.
Nach der Kündigung: Rechte, Pflichten und die letzte Chance auf das perfekte Zeugnis
Auch nach der Kündigung besteht das Arbeitsverhältnis bis zum Ablauf der Frist in vollem Umfang fort. Das bedeutet, dass alle Rechte und Pflichten, die im Arbeitsvertrag festgehalten sind, weiterhin gelten. Mit dem letzten Arbeitstag ist dann endgültig Schluss – das Arbeitsverhältnis endet zu diesem Zeitpunkt offiziell und professionell.
Zum einen besteht die Pflicht zur vollen Arbeitsleistung. Die Motivation sollte in den letzten Wochen nicht nachlassen, da die Qualität der letzten Arbeitsphase oft den Eindruck im Arbeitszeugnis entscheidend prägt. Zum anderen besteht das Recht auf den vertraglich zugesicherten Lohn und den gesetzlichen Urlaubsanspruch. Bestehen noch offene Resturlaubstage, sollten diese primär in Anspruch genommen werden. Ist dies aufgrund der kurzen Kündigungsfrist nicht mehr möglich, besteht ein gesetzlicher Anspruch auf die Auszahlung des Resturlaubs (Urlaubsabgeltung). Ein weiteres wichtiges Element ist das qualifizierte Arbeitszeugnis. Ein Anspruch auf ein solches Zeugnis, das die Art und Dauer der Beschäftigung sowie die Leistung und das Verhalten bewertet, besteht immer. Ein positiver und professioneller Abgang erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Bewertung der Leistung wohlwollend ausfällt.
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Fazit
Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist ein formaler und kommunikativer Prozess, der Sorgfalt, Weitsicht und Professionalität erfordert. Die strikte Einhaltung der gesetzlichen Schriftform und der Kündigungsfrist ist die juristische Pflicht. Die Kür ist jedoch die Art und Weise der Kommunikation: Ein persönliches Gespräch, ein respektvoller Umgang und das Angebot einer reibungslosen Übergabe sind entscheidend, um das berufliche Netzwerk und den guten Ruf zu pflegen.
Wer richtig kündigen möchte, sollte nicht nur die formalen Anforderungen beachten, sondern auch den gesamten Prozess sorgfältig planen und professionell umsetzen.
1. Ist eine Kündigung per E-Mail oder Fax rechtsgültig?
Die Kündigung ist nur mit Originalunterschrift auf Papier rechtsgültig. Eine Kündigung per E-Mail, Fax oder WhatsApp ist unwirksam, da sie nicht der in § 623 BGB vorgeschriebenen Schriftform genügt.
2. Wie errechne ich die korrekte Kündigungsfrist, wenn im Vertrag nichts steht?
Gilt die gesetzliche Regelfrist, beträgt diese vier Wochen (28 Tage) und muss zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats enden. Die Fristberechnung startet am Tag des Zugangs beim Arbeitgeber*in. Es besteht zudem die Möglichkeit, statt einer Kündigung einen Aufhebungsvertrag zu schließen, um flexibler auf die eigene Situation einzugehen.
3. Muss ein Kündigungsgrund im Schreiben angegeben werden?
Nein. Als Arbeitnehmer*in besteht bei einer ordentlichen Kündigung keine Pflicht zur Angabe von Gründen. Es ist aus professioneller Sicht sogar ratsam, dies zu unterlassen und die Gründe lediglich in einem freundlichen, persönlichen Gespräch mündlich und neutral zu nennen.
4. Was ist die sicherste Methode, um den Zugang der Kündigung nachzuweisen?
Um den Zugang rechtssicher zu beweisen, sollte die Kündigung per Einschreiben mit Rückschein versendet oder persönlich im Beisein einer dritten Person als Zeug*in übergeben werden, wobei der*die Empfänger*in den Erhalt auf einer Kopie bestätigen sollte.
5. Kann die Kündigung nach dem Absenden noch zurückgenommen werden?
Die Kündigung ist bindend, sobald sie dem*der Arbeitgeber*in zugegangen ist. Eine Rücknahme ist nur dann möglich, wenn der*die Arbeitgeber*in der Rücknahme zustimmt. Ohne Zustimmung bleibt die Kündigung wirksam. Nach einer wirksamen Kündigung besteht die Möglichkeit, sich frühzeitig um einen neuen Job zu bemühen und so den beruflichen Neustart aktiv zu gestalten.
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