Zeitmanagement ist heute an vielen Arbeitsplätzen das A und O. Arbeit muss strukturiert werden, Zeitpläne eingehalten werden. Dazu sind Eigeninitiative und ein guter Überblick notwendig. Das Zeitmanagement bietet verschiedenste Möglichkeiten, um To-Do-Listen zu ordnen und zu strukturieren und den eigenen Tagesplan zu schaffen. Eine dieser Möglichkeiten ist die ALPEN-Methode.
Die ALPEN-Methode ist eine effektive Art, den Tagesablauf zu planen und das Zeitmanagement zu steigern. Jeder einzelne Buchstabe ist Abkürzung für eine Tätigkeit. Das A steht für Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren, das L für Länge schätzen, das P für Pufferzeiten einplanen, E für Entscheidungen treffen und N für Nachkontrolle. Das ist nämlich die Reihenfolge, in der man seinen Zeitplan erstellen sollte.
Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
Am Besten nimmt man sich immer am Vortag die Zeit seine To-Do-Liste für den nächsten Tag zusammenzustellen. Dazu schreibt man ganz ungeordnet alles, das auf, was am nächsten Tag zu erledigen ist: E-Mails, Telefonate, Meetings, besondere Aufgaben und Erledigungen. Außerdem sollte man reflektieren, welche Aufgaben man nicht erledigen konnte und die daher mit in den nächsten Tag eingebaut werden müssen.
Länge schätzen
Für diesen Punkt braucht man Erfahrung, aber im Lauf der Zeit müsste man eigentlich immer besser einschätzen können, wie viel Zeit man für eine bestimmte Aufgabe braucht. Die Einschätzungen sollten stets realistisch sein. Es nützt nichts, wenn die Zeit für die Aufgaben so knapp bemessen ist, dass zwar alles in einen Tagesablauf hinein passt, man aber von Anfang an seinem Zeitplan hinterher hinkt. Ein zeitliches Limit für jede Aufgabe ist aber in jedem Fall zu setzen.
Pufferzeit einplanen
Wer ungestört seine To-Do-Liste abarbeiten kann, der hat es gut. Normalerweise funktioniert das nicht, denn man wird heutzutage eben doch häufiger von E-Mails, Anrufen und Sitzungen unterbrochen. Deswegen gilt eine Faustregel, die besagt, dass man eigentlich nur zwei Drittel seiner Zeit verplanen sollten, damit ein Drittel der Zeit für die Eventualitäten des Arbeitstags als Puffer bleiben. Mit den Pufferzeiten sichert man sich auch ab, falls man sich in seinem Zeitplan mal verschätzt haben sollte. Der Zeitplan sollte natürlich sinnvoll erstellt sein. Aufgaben, die Kopfarbeit erfordern, liegen am Besten am Vormittag, während man das Organisatorische auch am Nachmittag gut bewältigen kann.
Entscheidungen treffen
Wenn man feststellt, dass viel zu viele Aufgaben für den kommenden Tag anstehen und diese unmöglich alle bewältigt werden können, sollte man nicht versuchen um die Zeit zu feilschen, denn damit „betrügt“ man sich nur selbst. Besser ist es immer Entscheidungen zu treffen. Und zwar dahingehend, welche Aufgaben Priorität haben und welche Aufgaben man verschieben oder sogar unter den Tisch fallen lassen könnten. Dazu kann man zum Beispiel die Eisenhower-Methode anwenden. Also alle anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen – in die Stapel dringend und wichtig, dringend, aber nicht wichtig, wichtig, aber nicht dringend und nicht wichtig und nicht dringend einsortieren. Je nach dem sollte man dann wichtige Aufgaben selbst zeitnah erledigen oder verschieben und unwichtige Aufgaben delegieren oder aussortieren.
Nachkontrolle
Der letzte Schritt der ALPEN-Methode ist die Nachkontrolle. Man kontrolliert alle einzelnen Punkte, die man aufgelistet hat und die eigene Planung. Wenn man am Ende eines Tages merkt, dass man sich verschätzt hat, sollte man versuchen diesen Planungsfehler in Zukunft nicht mehr zu machen. Außerdem sollte man am Ende jeden Tages überprüfen, ob man alle Aufgaben erledigt hat oder manche Aufgaben am folgenden Tag bearbeitet werden müssen.
Kritik an der ALPEN-Methode
Wie einige andere Zeitmanagement-Methoden wird auch die ALPEN-Methode teilweise kritisiert. So erscheint es in der Praxis oft nicht so leicht machbar wie es in der Theorie suggeriert wird. Wer hat beispielsweise schon am Vortag einen vollständigen Überblick über den folgenden Tag? Meistens trudeln ja die besonders dringenden Aufgaben am selben Tag ein an dem sie erledigt werden müssen und wie und wo man die dann einsortiert, hängt eben oftmals auch nicht von einem selbst ab. Der Vorgesetzte, der Kunde oder der Termin der nächsten Konferenz bestimmen dann, wann welche Aufgabe erledigt sein müssen. Und mit einer durchdachten To-Do-Liste kann es dann leider sehr schnell vorbei sein.